Initiële businesscase naar de invoering en gebruik van het Elektronisch Leerdossier

Zoals er nu vele elektronische dossiers zijn en veel discussies zijn gevoerd over die dossiers (denk aan het Elektronisch Patiëntendossier), was in 2007 Het Elektronisch Leerdossier een onderwerp van discussie en onderzoek. Ten behoeve van het Cinop heb ik in opdracht van SDGI een onderzoek opgezet, gemanaged en uitgevoerd naar de organisatorische, personele en financiële consequenties van de invoering en het gebruik van het Elektronisch leerdossier. Het onderzoek had de titel “Initiële businesscase ELD”.

Het doel van het onderzoek was het in kaart brengen van de tijd die een functionaris kwijt was aan het completeren van een leerlingdossier en het doorsturen ervan naar een vervolgopleiding, enerzijds met de toen gangbare praktijk, anderzijds met de inschatting van het gebruik van het elektronisch leerdossier.

Anders gezegd, in dit onderzoek werd in kaart gebracht hoeveel tijd het de school kostte, om een dossier van een leerling af te handelen. Daarmee werd het verzamelen van de leerlinggegevens bedoeld en het bundelen en verzenden daarvan, als de school de verzendende partij was, maar ook het opvragen, bekijken en navragen van leerlinggegevens om het dossier op te bouwen, als de school de vragende partij was. In het onderzoek werd alleen gevraagd naar de activiteiten die waren gemoeid met het samenstellen en uitwisselen van het dossier, niet de activiteiten die waren gemoeid met het ‘maken’ van de leerlinggegevens.

Vanuit die tijdsbesteding is een inschatting gemaakt van de kosten en baten van het ELD.

Het onderzoek is gefaseerd opgezet: in de eerste fase heb ik met een aantal medewerkers van SDGI de vraagstelling geanalyseerd, aangescherpt en onderzoekbaar gemaakt. Daarna zijn door middel van gerichte interviews gegevens en verhalen over de administratieve processen op de scholen verzameld. Het een en ander heeft geleid tot een inschatting van tijd die zou worden bespaard op de administratieve processen.

De wens van de overheid om alle gegevens elektronisch uit te wisselen, heeft tot gevolgd dat de datasets gestandaardiseerd moeten zijn. In verschillende interviews kwam naar boven dat juist de onvoorspelbaarheid van de feitelijke wereld onvoorspelbare gegevens maakt.